Điền và ký biểu mẫu PDF theo vai trò

Chuyển tài liệu trở thành một phần của quy trình

Trước đây, người tham gia chuyển biểu mẫu PDF cho nhau theo cách thủ công. Nhiệm vụ là đơn giản hóa việc cùng điền và ký tài liệu, giúp quy trình an toàn và diễn ra theo thứ tự.

Tôi thiết kế toàn bộ quy trình từ chuẩn bị biểu mẫu và chỉ định người thực hiện đến hoàn tất mọi giai đoạn. Giao diện cần giải thích ai đang thực hiện, họ có thể điền trường nào và điều gì xảy ra sau khi gửi.

Người tổ chức gắn vai trò với người cụ thể

Các trường và thứ tự vai trò được xác định khi chuẩn bị biểu mẫu trong trình chỉnh sửa. Trước khi bắt đầu, người tổ chức gán người dùng vào những vai trò đó trong bảng Start filling.

Vai trò trong biểu mẫu xác định phần tài liệu mà một người sẽ điền. Vai trò này được gán riêng với vai trò của họ trong phòng. Người tổ chức cũng có thể tự chỉ định mình tham gia.

Nếu người dùng cần thiết chưa có trong phòng, có thể mời họ trong lúc gán vai trò. Khi mọi vai trò đều có người thực hiện, quy trình sẵn sàng bắt đầu.

Mỗi người điền phần của mình ở đúng giai đoạn

Khi đến lượt, người dùng nhận thông báo và biểu mẫu được đánh dấu Your turn.

Chỉ các trường thuộc vai trò của người dùng mới có thể điền. Các trường khác bị khóa, kể cả những trường người trước đã điền. Màu sắc giúp nhận ra phần của mình.

Sau khi điền các trường bắt buộc, người dùng có thể gửi. Tài liệu chuyển đến vai trò tiếp theo, còn người vừa gửi thấy trạng thái In progress: phần của họ đã xong nhưng toàn bộ quy trình vẫn tiếp tục.

Theo dõi tiến độ từ biểu mẫu và phòng

Tôi thiết kế bảng Filling status có thể mở từ tài liệu hoặc trình quản lý tệp. Bảng hiển thị thứ tự người tham gia, giai đoạn hiện tại và lịch sử thao tác.

Điều này cần thiết cho cả người tổ chức và người thực hiện: hoàn tất phần của mình chưa có nghĩa là toàn bộ biểu mẫu đã hoàn tất.

Trong ví dụ minh họa, kế toán vừa tổ chức quy trình vừa thực hiện vai trò thứ hai. Sau khi gửi phần của mình, họ vẫn có thể theo dõi giai đoạn của giám đốc.

Giao diện cũng phản ánh tình huống gián đoạn

Ngoài quy trình chính, tôi thiết kế việc dừng điền và tình huống người tham gia cần thiết không có trong phòng.

Khi xóa người dùng khỏi phòng, giao diện cảnh báo rằng các biểu mẫu họ đang tham gia sẽ dừng ở giai đoạn của họ. Hậu quả được hiển thị trước khi xác nhận xóa.

Sau giai đoạn cuối, tài liệu sẵn sàng để xem

Khi vai trò cuối cùng hoàn tất, biểu mẫu nhận trạng thái Complete. Tài liệu chuyển sang chế độ chỉ xem và lịch sử các giai đoạn được giữ lại.

Trang hoàn tất giải thích trạng thái mới của tài liệu và cung cấp liên kết để xem. Tất cả người tham gia đều nhận thông báo hoàn tất.

Quy trình đã được triển khai

Tất cả các khả năng được trình bày đều đã được triển khai. Người dùng có thể lần lượt điền và ký tài liệu, theo dõi các giai đoạn và xem biểu mẫu hoàn tất cùng lịch sử quy trình.

Phản hồi hiện đang được thu thập. Sau khi được xem xét, quy trình sẽ được điều chỉnh trong các phiên bản sản phẩm tiếp theo.