Передача документа стала частью сценария
Раньше участники передавали PDF-форму друг другу вручную. Задача заключалась в том, чтобы упростить совместное заполнение и подписание документа, сделать процесс безопасным и последовательным.
Я спроектировал путь от подготовки формы и назначения исполнителей до завершения всех этапов. В интерфейсе нужно было объяснить, кто действует сейчас, какие поля ему доступны и что произойдёт после отправки.
Организатор связывает роли с конкретными людьми
Поля и последовательность ролей задаются при подготовке формы в редакторе. Перед запуском организатор назначает пользователей на эти роли в панели Start filling.
Роль в форме определяет, какую часть документа заполняет человек. Она назначается отдельно от его роли в комнате. Организатор также может назначить себя участником процесса.
Если нужного пользователя ещё нет в комнате, его можно пригласить во время назначения. После заполнения всех ролей процесс готов к запуску.
Посмотреть этап в презентацииКаждый заполняет свою часть в нужный момент
Когда наступает очередь пользователя, он получает уведомление, а форма отмечается статусом Your turn.
Внутри документа доступны поля его роли. Чужие поля заблокированы, включая уже заполненные предыдущими участниками. Цвет помогает найти свою часть формы.
После заполнения обязательных полей становится доступна отправка. Документ переходит следующей роли, а для текущего участника статус меняется на In progress: его часть готова, но весь процесс ещё продолжается.
Посмотреть этап в презентацииХод процесса виден из формы и комнаты
Я предусмотрел панель Filling status, которую можно открыть из документа или файлового менеджера. В ней показаны последовательность участников, текущий этап и история действий.
Это важно и для организатора, и для исполнителей: завершение своей части ещё не означает завершение всей формы.
В демонстрационном сценарии бухгалтер одновременно организует процесс и занимает вторую роль. После отправки своей части он может продолжить отслеживать заполнение у директора.
Посмотреть этап в презентацииПрерывания тоже отражены в интерфейсе
Помимо основного пути, я проработал остановку заполнения и ситуации, когда нужный участник отсутствует в комнате.
При удалении пользователя интерфейс предупреждает: формы, в заполнении которых он участвует, остановятся на его этапе. Последствие действия показано до подтверждения удаления.
После последнего этапа документ готов к просмотру
Когда последняя роль завершает заполнение, форма получает статус Complete. Она становится доступной только для просмотра, а история этапов сохраняется.
Страница завершения объясняет новое состояние документа и даёт ссылку для просмотра. Все участники получают уведомление о завершении процесса.
Посмотреть этап в презентацииСценарий реализован
Все показанные возможности реализованы. Пользователи могут последовательно заполнять и подписывать документ, отслеживать этапы и просматривать готовую форму с историей процесса.
Сейчас собирается обратная связь. После её обработки сценарий будет дорабатываться в следующих версиях продукта.
